IDMS: Directe en indirecte douanevertegenwoordiging
Ontdek het verschil tussen directe en indirecte douanevertegenwoordiging in IDMS. Leer wat het betekent voor uw aangifte en welke rekening u moet gebruiken.
Voor veel bedrijven was het jarenlang vaste prik, elke maand de GPA opstellen en indienen bij de Douane. Maar die tijd is voorbij. Achter de schermen vindt een stille revolutie plaats - de overstap naar de Auditfile Voorraad (AFV).
Deze nieuwe standaard maakt maandelijkse rapporten op termijn overbodig en zorgt voor directe, nauwkeurige communicatie tussen je voorraadadministratie en de Douane. Wat betekent dit voor jouw organisatie? Minder papierwerk, meer transparantie én een systeem dat aansluit op hoe je vandaag werkt.
Het vertrouwde GPA-systeem liet toe om inslagen in entrepot en inklaringen maandelijks te rapporteren. Dat proces verschuift nu volledig naar het DMS 4.1-platform, waarin:
De fiscale gegevens van de GPA zijn op dit ogenblik dus niet meer relevant. De GPA wordt enkel nog ingediend omdat die ook informatie over het voorraadverloop bevat.
De GPA zal nu geleidelijk aan verdwijnen en het voorraadverloop zal via de zogenaamde auditfile gaan gebeuren, een modern en internationaal afgestemd controlesysteem dat gebaseerd is op een ISO-standaard.
De Auditfile bestaat uit twee hoofdmodules:
BASE Module
Bevat stamgegevens zoals leveranciers, klanten, projecten, valuta, meeteenheden en de boekhoudperiode.
INVENTORY Module
Bevat voorraadlocaties, productgegevens, voorraadstanden, transacties, fysieke tellingen en douane-specifieke kenmerken zoals goederencodes en gekoppelde documenten.
De bestanden zijn opgebouwd in leesbaar CSV-formaat en ontworpen om rechtstreeks vanuit de administratie beschikbaar te zijn. De profielnaam voor de Nederlandse douane is standaard ADC DOUANE NL.
Een belangrijk verschil met GPA zit in de gebruikte codes. Waar GPA werkte met korte codes als AF of BI, gebruikt de Auditfile meer beschrijvende termen. Een automatische omzetting zorgt voor een correcte vertaling in je systeem. Enkele voorbeelden:
GPA-code Omschrijving ADCS-code Nieuwe omschrijving
AF Afboeking DE Debit Entry (Decrease, shipment)
BI Bijboeking IN Entry (Increase, receipt)
VE Veredeling PR Production / Inward Processing
VN Vernietiging DN Destruction
VT Verlies/Teloorgaan SH Shortage (in overleg met Douane)
De Auditfile is geen enkele lijst, maar een gestructureerde set tabellen. Er zijn bestanden voor gebruikers, klanten, leveranciers, projecten, valuta, producten en transacties – allemaal gekoppeld en traceerbaar.
De belangrijkste bestanden zijn onder andere:
De overgang naar Auditfile betekent een fundamentele verandering in hoe je je voorraadproces koppelt aan douanecompliance.
Maar tegelijk biedt het voordelen:
Bovendien is er geen vaste verplichting om maandelijks aan te leveren: rapportages kunnen op afroep plaatsvinden, mits correct ingericht. De overstap naar de Auditfile Voorraad is geen ‘extra taak’, maar een kans om je voorraadproces te moderniseren en te vereenvoudigen. Door slim te koppelen met je ERP- of WMS-systeem voldoe je automatisch aan de eisen van de Douane, zonder dat je daar elke maand handmatig rapporten voor hoeft te maken.
